Extern Integritetspolicy (avseende icke anställda)
Vi, Vitec Unikum Datasystem AB (”Vitec Unikum”) är ett svenskt aktiebolag med säte och adress Traktorvägen 14, 226 60 Lund.
Vi värnar om personlig integritet och säkerhet. Vi följer GDPR och är måna om att vara transparenta med hur vi hämtar in, hanterar och lagrar personuppgifter.
Vitec Unikums Personuppgiftsansvar
Vitec Unikum Datasystem AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som vi samlar in och behandlar när någon:
- ingår avtal med Vitec Unikum Datasystem AB (t ex kunder eller partners/återförsäljare),
- registreras som kontakt/referensperson hos Vitec Unikum Datasystem AB för sin organisation,
- använder vår kundsupport eller kontaktar oss i andra frågor, t ex via e-post
- besöker vår webbplats för kundservice (som inloggad)
- genomgår en utbildning hos oss
Vitec Unikums personuppgiftsbehandling som personuppgiftsbiträde
När vi tillhandahåller våra system som tjänster (Software as a Service eller ”SaaS”) är Vitec Unikum Datasystem AB normalt sett ansvarig för driften av tjänsten. Vi behandlar då också personuppgifter på kundens uppdrag (alltså de personuppgifter som må finnas lagrade i kundens Pyramid).
Vi agerar då som så kallat ”personuppgiftsbiträde” (PuB). När vi träffar avtal med en kund om sådana tjänster skall även ett personuppgiftsbiträdesavtal ingås. Den faktiska driften hanteras, på Vitec Unikums uppdrag, av vårt systerbolag Vitec IT-Drift AB, 556459-9347 (”underbiträde” till Vitec Unikum).
En kund som använder våra SaaS-tjänster är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för tjänsten. Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter enligt GDPR som ”registrerad” i en sådan tjänst skall du därför vända dig direkt till kunden.
Det kan också förekomma att vi behandlar eller förmedlar uppgifter som personuppgiftsbiträde åt samarbetspartners som tillhandahåller tjänster till våra kunder i anslutning till våra produkter, t ex när det är nödvändigt för att genomföra betalningar eller inhämta kreditupplysningar på uppdrag av vår kund.
Kontakt- eller referenspersoner hos Partners/Återförsäljare eller kunder
När en Partner/Återförsäljare tecknar avtal med oss registrerar vi kontaktuppgifter till företagets kontaktperson. Kontaktpersonen kan bytas ut, men det måste alltid finnas en kontaktperson.
När en kund tecknar avtal om någon av våra produkter eller tjänster registrerar vi kontaktuppgifter till en referensperson på kundföretaget, som vår huvudsakliga kontaktperson hos kunden. Referenspersonen kan bytas ut genom kontakt med Vitec Unikum Datasystem AB, men det måste alltid finnas en referensperson.
Personuppgifter om referenspersonen behandlas med stöd av avtal och, när det gäller nyhetsbrev, berättigat intresse att förmedla information till alla kunder som har tecknat avtal med oss på Vitec Unikum Datasystem AB.
Personuppgifter som samlas in via vår webbsida
Vi behandlar personuppgifter i den utsträckning som krävs för att Vitec Unikum ska kunna ge stöd i den dagliga driften av våra system och tjänster.
Vår webbsida för kundservice är endast avsedd för användare hos licensierade kunder som har ett serviceavtal med oss eller ett aktivt abonnemang på en SaaS-tjänst där serviceavtal ingår i tjänsten. Webbsidan kräver inloggning.
Inom ramen för ett supportärende sparas uppgifter om vem som har kontaktat supporten, kontaktuppgifter, samt kommunikation och andra uppgifter som rör ärendet, typiskt sett i ett år. Kontaktuppgifterna används för att ge användaren ett bra stöd i den dagliga användningen och för att kunna följa och följa upp ett pågående supportärende. Uppgifterna används inte för något annat ändamål. E-post som skickas till oss i supportärenden raderas automatiskt efter ett år.
Vi skapar också avpersonifierad statistik om hur besökare använder våra webbplatser https://unikum.se och https://kundservice.unikum.se. Den statistiska informationen innehåller dock inte personuppgifter och kan alltså inte knytas till någon fysisk person. Denna information används för att utveckla och förbättra webbplatsens funktioner och innehåll. Den kan i framtiden komma att användas för att träna AI-tjänster för att förbättra vår kundservice.
Jobbansökningar
Ansökan till utannonserad tjänst hos Vitec Unikum
Ansökningshandlingar som avser utannonserade tjänster sparas i två år efter tillsättningsbeslut om rekryteringsprocessen inte leder fram till en anställning och annars under anställningstiden.
Spontan ansökan till tjänst hos oss
Spontana jobbansökningar sparar vi för framtida rekryteringsbehov om- och så länge de bedöms relevanta, upp till två år. Om du söker till en utannonserad tjänst och anger att du även är intresserad av framtida rekryteringar så behandlar vi din ansökan som en spontan ansökan.
Partnercentralen
Inledning
Partnercentralen är Vitec Unikums webbplats för kontakt med våra Partners. Den driftas för vår räkning av vårt systerbolag Vitec IT-Drift AB. Partnercentralen innehåller bland annat informationsmaterial och utbildningar om våra produkter och tjänster.
Åtkomst och säkerhet
Partnerföretaget informerar vår Marknadsavdelning via e-post marknad.unikum@vitectsoftware.com om kontaktuppgifter (namn och e-postadress) till de personer inom Partnerns organisation som skall ha åtkomst till Partnercentralen.
Vi tillämpar multifaktorautentisering (MFA) för säker inloggning. Vi skickar en inbjudningslänk till nya användare, som får godkänna villkoren för tjänsten och ladda ner en authenticator-app för att möjliggöra MFA-inloggning. Användare kan själva avregistrera sig från Partnercentralen eller från våra utskick av nyhetsbrev (genom en länk i nyhetsbreven).
Som utgångspunkt får registrerade personer åtkomst till Partnercentralen i 90 dagar. Vår Marknadsavdelning förlänger sedan löpande åtkomsttiden för användare som är aktiva och besöker Partnercentralen. Om Partnerföretaget meddelar vår Marknadsavdelning att en person från ett visst datum inte längre skall ha åtkomst så avregistrerar vi användaren i våra system.
Personuppgifter för prenumeration på nyhetsbrev
Den som registreras som referensperson kommer automatiskt att få del av våra nyhetsbrev, men det finns möjlighet även för referenspersonen att avregistrera sig från de flesta utskick och att anpassa vilka utskick man vill ha del av. En länk för avregistrering finns i nyhetsbrevet.
Kund kan anmäla andra personer än referenspersonen för prenumeration på våra nyhetsbrev. På våra kundsidor finns kontaktinformation (e-post marknad.unikum@vitecsoftware.com) för att meddela förändringar i den registrerades uppgifter, eller för att anpassa den registrerades prenumerationer på våra nyhetsbrev.
De nyhetsbrev som kan sändas till referensperson eller andra prenumeranter är:
- Pyramid Info – allmän produktinformation och viktiga tips om arbetsgång, manualer, webbsidor med uppdaterad eller ny information, och dylikt.
- Pyramid Uppdatering – Information om version, servicepack, tillägg och annan nödvändig uppdateringsinformation.
- Business Studio Kund – allmän produktinformation och viktiga tips om arbetsgång, manualer, webbsidor med uppdaterad eller ny information, och dylikt.
De nyhetsbrev som kan sändas till Partners/återförsäljare och certifierade konsulter är:
- PPNews - Produkt- och branschinformation, specifikt för våra Partners.
- Konsultstudio News - Information specifikt för certifierade Konsultstudiokonsulter.
- Business Studio Partner - Produkt- och branschinformation, specifikt för våra Partners.
Registrering av prenumeration på nyhetsbrev för Partners och certifierade konsulter hanteras av Vitec Unikums Marknadsavdelning. Våra Partners kan sända in en begäran om registrering för prenumeration på nyhetsbrevet PPNews för sina anställdas räkning. Vi behandlar för- och efternamn, samt e-postadress till dessa personer. Personuppgifterna behandlas med stöd av avtal och berättigat intresse att förmedla information till våra Partners.
Om delning och lagring
Vi delar inga uppgifter med tredje part
Vi kommer inte att sälja, utbyta, överföra eller dela våra kunders eller partners personuppgifter till något annat företag. Undantag kan gälla om det är nödvändigt i ett specifikt fall, t ex för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot kund i ett ärende där kundens Pyramid är ansluten till tjänster tillhandahållna av tredje part. Undantag gäller också tjänster som vi driftar med hjälp av vårt systerbolag Vitec IT-Drift AB.
Så länge lagrar vi personuppgifter
Vitec Unikum Datasystem AB sparar uppgifter om kund- och partnerföretag och deras kontaktpersoner så länge det behövs för uppfyllande av ett gällande avtal eller andra rättsliga förpliktelser, eller för att utföra andra uppgifter i anslutning till dessa, t ex utskick av nyhetsbrev. Uppgifter som ingår i redovisningshandlingar, t ex fakturor, måste enligt lag sparas i sju år.
Uppgifter för prenumeration på nyhetsbrev sparas så länge prenumerationen pågår.
Den registrerades personliga rättigheter
Rätt att begära ett registerutdrag
Var och en har rätt att på begäran få information om huruvida vi (som personuppgiftsansvarig) behandlar personuppgifter om hen och att få uppgifter rörande den behandlingen.
Den registrerade har också rätt att få del av behandlad information och i förekommande fall att begära radering, korrigering eller begränsning av användningen av uppgifterna. För att vi ska ha möjlighet att besvara sådana förfrågningar måste vi försäkra oss om att vi lämnar ut information till rätt person. Det kan t ex innebära att frågeställaren måste styrka sin identitet eller att information kan behöva skickas till den registrerades folkbokföringsadress.
Det kan underlätta vår hantering om vi får veta om det är någon särskild information som efterfrågas och vilken typ av kontakt den registrerade har haft med oss.
Begäran sänds till:
Vitec Unikum Datasystem AB
Personuppgiftsansvarig
Traktorvägen 14, 226 60 Lund
eller per e-post personuppgifter.unikum@vitecsoftware.com
Vi skickar uppgifterna inom rimlig tid, normalt inom en månad, men alltid inom tre månader från det att ansökan inkommit till Vitec Unikum Datasystem AB.
Den registrerades rätt att få sina personuppgifter rättade, raderade, med mera.
Den registrerade har enligt Dataskyddsförordningen/GDPR Artikel 16-18, under i lagen angivna förutsättningar, rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter, radering av uppgifter (”rätten att bli bortglömd”), eller begränsning av behandlingen samt rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter.
De registrerades rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten
En registrerad person har rätt att lämna klagomål om behandling av hans eller hennes personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten IMY (tidigare Datainspektionen).
Särskilt om Vitec Unikums och våra Partners personuppgiftsansvar
Vitec Unikum och våra Partners har i regel affärsrelationer med samma företag och behandlar personuppgifter i dessa relationer. Eftersom Vitec Unikum och våra partners har olika relationer med våra gemensamma kunder är vi dock personuppgiftsansvariga var för sig. Vi och våra Partners behandlar personuppgifterna på olika sätt och för att uppfylla olika avtal. Vi hanterar våra kunders personuppgifter i den utsträckning som krävs för att bedriva vår verksamhet och uppfylla vårt avtal med varje kund och i enlighet med de regler som gäller för vår verksamhet.
Personuppgifter i samband med ÅF-utbildningar eller konferenser
När en Partner anmäler en medarbetare till en återförsäljarutbildning eller konferens kommer vi att behandla kursdeltagarnas personuppgifter, som namn, e-post och kostönskemål för att genomföra nödvändig kursadministration. Personlig information lagras på en säker enhet och raderas direkt efter kursen. Då vi tar betalt för kurser och konferenser sparas fakturaunderlag enligt gällande bokföringsregler. Vi sparar också uppgifter om vilka personer som har genomgått utbildningen. Informationen behandlas med stöd av berättigat intresse.
Kontakta oss
Om du har några funderingar kring våra Integritetspolicyer är du välkommen att kontakta oss.
Vitec Unikum Datasystem AB
Traktorvägen 14, 226 60 Lund, Sverige
Organisationsnummer: 556223-4798
Telefon: 046-280 20 00
E-post till representant för personuppgiftsansvarig
personuppgifter.unikum@vitecsoftware.com
Ändringar i denna Integritetspolicy
Vitec Unikum Datasystem AB förbehåller sig rätten att uppdatera eller ändra denna policy. Du bör regelbundet besöka denna webbsida för att läsa den senaste versionen och hålla dig uppdaterad.
Denna integritetspolicy uppdaterades den 2 april 2025.